Кадровый электронный документооборот: отказаться нельзя
Электронная подпись (ЭП) давно стала неотъемлемой частью современного кадрового документооборота. Однако для работников, однажды согласившихся на такой способ подписания документов, она оборачивается почти вечной обязанностью.
История одной проблемы
В "онлайн-инспекцию" Роструда обратилась сотрудница компании, ранее подписывавшая кадровые документы электронной подписью. В конце сентября срок действия её сертификата на ЭП истёк. Перевыпуск сертификата гражданка делать не хочет, поэтому планирует возвращение к привычной бумажной форме подписания документов.
Однако работодатель такой вариант не рассматривает. В компании ссылаются на ранее данное согласие сотрудницы и отказываются предоставлять бумажные экземпляры документов. При этом часть персонала, которая изначально не подключалась к электронному документообороту, продолжает подписывать бумаги в привычной форме. Иными словами, внедрение ЭП не охватывает всю организацию, но для тех, кто подключился, отказаться невозможно.
Законодательство и позиция Роструда
Роструд разъяснил, что закон не предусматривает право работника отозвать своё согласие на использование электронного документооборота с работодателем. То есть, соглашаясь подписывать кадровые документы через ЭП, работник фактически берёт на себя обязанность поддерживать действующий сертификат.
Это означает, что каждый, кто однажды включился в электронную систему, должен:
-
всегда иметь действующий сертификат ЭП;
-
обновлять его при истечении срока действия;
-
быть готовым подписывать все кадровые документы исключительно в электронном виде.
Последствия для работников
С одной стороны, электронная подпись упрощает документооборот, ускоряет процессы, позволяет подписывать документы дистанционно и снижает вероятность ошибок. С другой стороны, для сотрудника она превращается в постоянное обязательство, связанное с расходами и вниманием к срокам действия сертификата.
Особенно это становится ощутимо, если сотрудник хочет вернуться к бумажной форме работы: отказ невозможен, даже если часть коллег продолжает подписывать документы традиционно.
Электронный кадровый документооборот действительно удобен для работодателей и частично для сотрудников, но требует долгосрочной ответственности. Прежде чем соглашаться на электронную подпись, стоит понимать: это решение не обратимо, а обязанности по поддержанию ЭП ложатся на работника до конца трудовых отношений или до момента, когда организация полностью откажется от такой формы документооборота.
Больше новостей вы найдете на нашей страничке в телеграмм, подписывайтесь!
