Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадровой документации проводится для независимой оценки соответствия кадрового делопроизводства требованиям трудового законодательства, а также ЛНА работодателя. Эта комплексная процедура помогает выявить, детализировать и устранить все имеющиеся нарушения в ведении документов, минимизировать риски взыскания с предприятия штрафных санкций.

Компания Юстиком на профессиональном уровне проводит объективный кадровый консалтинг и аудит организаций всех форм собственности. По итогам мероприятия руководитель узнает о реальном положении дел в компании, сможет определить недочеты, вовремя привести в порядок кадровую документацию, улучшить отношения с персоналом и снизить риски трудовых споров и жалоб со стороны сотрудников.

Чтобы защитить компанию от штрафов и претензий со стороны контрольных органов (трудовая инспекция, прокуратура), выявить имеющиеся «слабые» места и устранить нарушения, рекомендуется провести аудиторскую проверку кадров. Независимая экспертиза особенно актуальна в следующих ситуациях:

• Если работодателю предстоит плановая или внеплановая проверка ГИТ (государственная инспекция труда).
• Если меняется сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, или у руководителей есть сомнения в компетенции специалиста.
• При возникновении трудовых конфликтов с работником, который намерен обратиться в ГИТ, суд или прокуратуру.
• Если необходимо минимизировать репутационные, финансовые, юридические риски предприятия; оптимизировать процессы управления персоналом.

Мы проводим аудит кадровой службы в полном объеме или выборочно по документации повышенного риска. Это трудовые договоры с иностранными работниками, договоры о материальной ответственности, документы об увольнении и расчетах с сотрудниками.

Аудит кадровой документации включает в себя:

• Анализ ЛНА (локально-нормативных актов) предприятия – проверяем наличие и соответствие нормам ТК таких ЛНА, как ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение по оплате труда, положение о командировках, инструкции по охране труда, графики отпусков, штатные расписания, графики сменности, положение о защите персональных данных и т.д.
• Проверку правильности ведения первичных кадровых документов – приказов о движении личного состава (прием на работу, увольнение, переводы, поощрение, привлечение к сверхурочной работе, оформление отпуска и др.); должностных инструкций; заявлений работников; личных карточек, табелей учета рабочего времени, расчетных листков, уведомлений от работодателя и т.д.
• Анализ и проверку правильности заполнения трудовых книжек, трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), дополнительных соглашений, книг по трудовым книжкам, журналов инструктажей. Проведение сверки трудовых гарантий нормам ЛНА работодателя, ТК РФ.
• Формирование экспертного заключения по результатам аудита с итоговыми выводами, перечнем выявленных рисков и ошибок, рекомендациями по исправлению обнаруженных недочетов.

Полный список санкций, которые грозят работодателям при обнаружении ГИТ ошибок в кадровых документах, довольно велик. Приводим некоторые из частых административных правонарушений:

• За отсутствие в свободном доступе у работодателя положения и политики о защите персональных данных – штраф до 60 000 руб. (ч. 3 статьи 13.11 КоАП РФ).
• За неправильное оформление трудовых договоров, несоответствие сведениям в штатном расписании, приказах, личных карточках, должностных инструкциях – штраф размером до 100 000 руб. за один договор (ч. 4 статьи 5.27 КоАП РФ).
• За невыдачу расчетных листков или неверное оформление этого документа – штраф до 50 000 руб. (ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ)

Перед аудитом кадрового делопроизводства с заказчиком обсуждаются объемы, сроки выполнения работ, их стоимость. Цена услуги зависит от численности персонала компании, сферы деятельности, организационной структуры. Расчет стоимости можно запросить через форму обратной связи на нашем сайте.